Externaliser la saisie de données est aujourd’hui un levier courant d’optimisation, mais toutes les tâches ne peuvent pas être confiées à un prestataire de la même manière. Selon la nature des données, leur sensibilité et leur rôle dans l’entreprise, les choix d’externalisation doivent être finement ajustés pour éviter les risques et maximiser les gains.
Pourquoi toutes les tâches de saisie de données ne s’externalisent pas de la même manière ?
Sous l’expression « saisie de données » se cachent des réalités très différentes. Certaines tâches sont répétitives et standardisées, d’autres nécessitent une forte expertise métier ou impliquent des données sensibles, ce qui rend indispensable un accompagnement adapté pour faire les bons choix. Saisie Facile vous aide à gérer la saisie de vos données en tenant compte de ces spécificités.
On distingue généralement trois grandes catégories :
- La saisie simple : données structurées, peu sensibles, saisies selon des règles fixes (coordonnées, références produits, formulaires).
- La saisie complexe : données nécessitant interprétation, contrôle croisé ou règles métier spécifiques.
- La saisie critique : données ayant un impact juridique, financier ou stratégique direct.
À cela s’ajoutent plusieurs facteurs déterminants : le volume de données à traiter, leur fréquence, leur niveau de confidentialité et leur rôle dans la chaîne de valeur.
Toutes les tâches ne sont donc pas « externalisables » avec le même niveau de sécurité. Une mauvaise sélection peut entraîner des erreurs, des retards ou une perte de maîtrise sur l’information. Externaliser efficacement suppose d’abord de bien comprendre ce que l’on externalise.
La saisie de données administratives : le premier levier d’externalisation
La saisie administrative est historiquement le terrain le plus propice à l’externalisation.
Quels types de données sont concernés ?
Il s’agit notamment :
- des factures fournisseurs et clients,
- des bons de commande et bons de livraison,
- du traitement de courriers entrants,
- des formulaires papier ou numériques,
- des dossiers administratifs RH.
Ces données présentent plusieurs caractéristiques favorables : elles sont volumineuses, répétitives, normées et peu stratégiques en elles-mêmes.
Pourquoi ces données s’externalisent bien
Externaliser ce type de saisie permet :
- d’absorber les pics d’activité sans recruter,
- de réduire les délais de traitement,
- de standardiser les processus,
- de limiter les erreurs liées à la surcharge interne.
Les entreprises concernées sont aussi bien des PME en croissance que des structures multi-sites ou des organisations recevant un fort volume de documents.
Le gain principal est double : les équipes internes se libèrent de tâches chronophages, tout en bénéficiant d’une meilleure fiabilité globale.
La saisie de données comptables et financières : opportunités et précautions
La dimension financière rend ce type de saisie plus sensible, mais aussi particulièrement stratégique.
Quelles données sont souvent externalisées ?
On retrouve notamment :
- la saisie des factures d’achat et de vente,
- les notes de frais,
- les rapprochements bancaires,
- la pré-saisie comptable,
- la codification analytique.
Les bénéfices attendus
L’externalisation permet souvent :
- d’accélérer les délais de clôture,
- d’assurer une continuité de service,
- de mieux absorber les périodes de forte charge (clôtures mensuelles, audits),
- de fiabiliser les écritures par des procédures homogènes.
Les points de vigilance
Cette externalisation ne peut se faire sans précautions :
- risque de non-conformité réglementaire,
- mauvaise interprétation des pièces,
- affaiblissement du contrôle interne si mal pilotée.
Les bonnes pratiques consistent à externaliser la pré-saisie, tout en conservant la validation finale en interne, à formaliser les règles comptables et à maintenir un contrôle systématique.
Dans ce cadre, l’externalisation devient un levier d’efficacité, sans perte de gouvernance financière.
La saisie de données commerciales et marketing : un levier de performance sous-estimé
La qualité des données commerciales est directement liée à la performance commerciale. Pourtant, cette saisie est encore trop souvent traitée comme secondaire.
Quelles données sont concernées ?
Il s’agit notamment :
- des fiches clients et prospects,
- des données CRM,
- des leads issus de formulaires ou salons,
- des bases emailing,
- des résultats de campagnes marketing.
Pourquoi la qualité de saisie est déterminante
Une donnée erronée ou incomplète peut :
- fausser une segmentation,
- provoquer des pertes d’opportunités commerciales,
- nuire à l’image de marque,
- diminuer l’efficacité des campagnes.
L’intérêt de l’externalisation
Externaliser cette saisie permet :
- de fiabiliser les bases de données,
- d’accélérer l’intégration des leads,
- d’assurer un nettoyage régulier (déduplication, normalisation),
- de libérer les équipes commerciales des tâches non commerciales.
Cela devient stratégique dès lors que le volume de leads augmente, que l’entreprise déploie un CRM ou que la qualité des données devient un frein à la croissance.
Comment choisir quelles tâches de saisie de données externaliser selon son entreprise ?
Il n’existe pas de modèle universel. Le bon choix dépend du fonctionnement interne et des priorités stratégiques.
Les critères clés à analyser
- Le volume : plus il est élevé, plus l’externalisation est pertinente
- La complexité : ce qui nécessite une expertise forte reste souvent en interne
- La sensibilité des données
- La fréquence de traitement
- La valeur ajoutée réelle pour les équipes internes
Les erreurs les plus fréquentes
- Externaliser sans cartographier ses processus
- Confier des données critiques sans cadre contractuel clair
- Choisir uniquement sur un critère de prix
- Oublier la phase de test
- Ne pas prévoir de pilotage interne
Tester sans prendre de risque
Il est recommandé de :
- commencer sur un périmètre limité,
- définir des indicateurs qualité précis,
- prévoir une clause de réversibilité,
- comparer objectivement les performances avant/après.
Préparer son entreprise
Avant toute externalisation, il est essentiel de :
- formaliser ses processus,
- nettoyer les données existantes,
- documenter les règles métier,
- désigner un responsable du pilotage,
- sécuriser juridiquement les échanges (RGPD, confidentialité).
